Sempre hi ha multitud de coses per fer, però el temps és limitat i, un cop passat, no es pot recuperar. No arribem a tot i sempre ens queden feines inconcluses o ni tan sols començades. Llavors, a què hem de dedicar temps i a què no? Com ho podem escollir? Doncs la solució és posar prioritats.
Hi ha un sistema de gestió de magatzems que es diu LIFO (Last In First Out). O sigui, últim entrant, primer sortint. En aquest cas, els últims productes que entren són els primers que surten. Molta gent i empreses, a l’hora de prioritzar fan servir el sistema LIFO, en especial en les àrees administratives, en què sempre s’agafa la carpeta de sobre de la pila.
A escala particular, la gent està tot el dia pendent del correu, del WhatsApp, de qualsevol missatge per respondre immediatament, fer un m’agrada, o el que sigui. També hi ajuda que els programaris tenen una opció per avisar-te immediatament. Aquest fet també ve impulsat per la immediatesa que es viu avui en dia. Però, prioritzant per la immediatesa, el que arriba últim és el més útil i efectiu?
Vegem quins conceptes s’utilitzen a l’hora de prioritzar. N’hi ha dos: important i urgent. Si consultem el DIEC ens diu: “Important: Que importa, que emmena una conseqüència seriosa”. En canvi: “Urgent: Que no comporta cap retard. Que ha de ser portat, tramès, al destinatari d’una manera més ràpida que la normal.” Queda clar que urgent només afecta el temps i, en canvi, important és relatiu a efectes que tenen conseqüències. Si mirem els exemples anteriors, veiem que, en general, es tendeix a prioritzar el que és urgent i no el que és important.
A l’hora de prioritzar, primer van les coses importants. Si féssim un rànquing, l’ordre seria: important i urgent, important, urgent i ni important ni urgent. Però, per seguir aquest esquema, abans ens hem de parar a pensar i saber si important o no. Sí, abans de fer qualsevol cosa hem de pensar. Exacte, hem de pensar de tot el que he de fer, que és el que és més important?
Si prioritzem els temes urgents, fa que ens concentrem en les coses que no són importants. Perdem molt de temps en futilitats. En l’àmbit empresarial, sembla que treballem molt, però, al final, els resultats se’n ressenten. En aquest cas, les coses urgents passen davant de les importants. Recordo casos d’empresaris que els deia: “T’has d’enfocar en l’estratègia” (important). Em contestaven: “Tinc tanta feina que no tinc temps per dedicar-me a l’estratègia” (urgent). Al cap d’un temps, l’empresa començava a trontollar: els productes ja no es venien tant, l’estructura era massa gran i un llarg etcètera. En fi, el mercat havia canviat i, com que no s’havien dedicat a l’estratègia per preveure els canvis, els productes i solucions havien deixat de ser atractius. I, en molts casos, ja era molt difícil posar-se al dia.
A més, les feines importants acostumen a portar més feina que les urgents. Llavors, comença l’autoengany, la postergació. Deixem de fer les coses importants, segurament feixugues, per les urgents. En anglès en diuen procrastination que prové del verb llatí procrastinare, que és una combinació de les paraules pro (que significa “a favor de” o “endavant”) i crastinus (que significa “de demà” o “de l’endemà”). Per tant, el verb llatí procrastinare literalment significa “posposar fins a l’endemà”. O sigui, tirar la pilota endavant.
Un exemple molt clar de qui sap prioritzar és en Jamie Dimon, director general de JPMorgan Chase, el banc nord-americà més gran. Es dedica a les coses importants i deixa de banda les urgents. Com a mostra, quasi mai porta el mòbil a sobre i, a més, té bloquejades totes les notificacions del mòbil, excepte les de la família.
I tu, ja saps prioritzar?